25.02.2020

Marktstudie

Bei der Einführung eines einheitlichen Schulverwaltungsprogramms haben die Bundesländer – je nach gewählter Vorgehensweise - sehr unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Eine Erfahrung wurde und wird jedoch von allen geteilt: ein solches Projekt ist äußerst komplex und stellt die Beteiligten vor große Herausforderungen.

So haben sich einige Länder dazu entschieden, völlig neue Softwarelösungen von kommerziellen Unternehmen entwickeln zu lassen (Beispiel: Baden-Württemberg und Bayern sowie Hessen), während andere Bundesländer ebenfalls eine Neuentwicklung jedoch mit eigenen Kräften realisiert haben (Beispiel: Sachsen). In Bremen und Berlin wurden kommerziell verfügbare Standardlösungen für die landesweite Nutzung lizenziert bzw. über einen Rahmenvertrag verfügbar gemacht.

Neuentwicklungen haben sich allgemein als die risikoreichste und kostenintensivste Variante erwiesen. Eine Neuentwicklung für Rheinland-Pfalz würde sich dann vermeiden lassen, wenn mindestens ein kommerzielles Schulverwaltungsprogramm auf dem Markt verfügbar wäre, das die rheinland-pfälzischen Anforderungen weitestgehend erfüllt und sich durch vertretbaren Aufwand um die ggf. noch fehlenden Funktionen erweitern ließe.

Dies zu ermitteln war die Aufgabe der Firma Accenture aus Kronberg im Taunus, die im Auftrag des MBWWK zwischen November 2010 und Februar 2011 eine entsprechende Marktstudie durchgeführt hat. Bestandteil der Marktstudie war auch eine Evaluierung von "web-basierten" Lösungen für die Nutzung in Rheinland-Pfalz. Die Realisierung einer standardisierten "web-basierten"-Lösung wurde von Accenture aufgrund der heterogenen Breitband-Infrastruktur an den Schulstandorten, den dynamischen Entwicklungen im ländlichen Raum, mit dem Einsatz vieler unterschiedlicher Breitband-Technologien, zum aktuellen Zeitpunkt nicht empfohlen.

Die Marktstudie wurde von Accenture in zwei Schritten durchgeführt. Zuerst wurden vom Fachkompetenzteam so genannte K.O.-Kriterien spezifiziert, die ein Produkt zwingend erfüllen musste. Jene Produkte, die alle K.O.-Kriterien erfüllen konnten, wurden danach sehr detailliert untersucht und bewertet. Letztlich konnten drei Produkte unterschiedlicher Hersteller identifiziert werden, die die schulischen Anforderungen zu einem hinreichend großen Anteil erfüllen würden und für eine Weiterentwicklung zu einer rheinland-pfälzischen Lösung grundsätzlich geeignet zu sein schienen.

Daraus ergab sich die Schlussfolgerung, dass eine Standardsoftware zu beschaffen und für die rheinland-pfälzischen Bedürfnisse anzupassen und zu ergänzen, zielführend sei. Deshalb hat am 16. August 2011 der Ministerrat das MBWWK mit der Durchführung einer europaweiten Ausschreibung ("Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb") zur Beschaffung und Anpassung eines kommerziellen Schulverwaltungsprogramms beauftragt.

Dieses äußerst aufwendige Vergabeverfahren wurde im November 2011 auf den Weg gebracht. An diesem Verfahren waren insgesamt 13 Unternehmen aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und aus Indien beteiligt. Wirtschaftlichster Anbieter war am Ende die Firma ISB Institut für Software-Entwicklung und EDV-Beratung AG aus Karlsruhe, die am 24.07.2012 mit der Lieferung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms auf der Basis deren Standardprodukts edoo.sys beauftragt wurde.

Ausschreibung

Zur Beschaffung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms wurde von der Projektgruppe im November 2011 ein entsprechendes Vergabeverfahren durchgeführt. Dies war ein europaweit ausgeschriebenes Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.

Ein solcher Teilnahmewettbewerb bewertet zunächst die wirtschaftliche, fachliche und technische Geeignetheit der sich bewerbenden Unternehmen. Die bestgeeigneten Unternehmen werden dann zur Abgabe eines Angebots und damit zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.

Die erste Verhandlungsrunde diente vorrangig der Klärung fachlicher Fragen in Bezug auf den Leistungsumfang der jeweils angebotenen Produkte. Die Mitglieder des Fachkompetenzteams, die alle Produkte zuvor ausgiebig getestet hatten, entwickelten dafür einen umfassenden Fragenkatalog. Darüber hinaus musste jeder Anbieter sein Produkt auf der Grundlage mehrerer Testszenarien präsentieren, die ihm zuvor vom Fachkompetenzteam übermittelt worden waren. Die Präsentation war Bestandteil der Angebotsbewertung.

Parallel dazu wurden vom Fachkompetenzteam die von den Bietern abgeforderten Konzepte (z.B. Ergonomie, Schnittstellen, Datenschutz, Softwarepflege, Schulung, Migration, etc.) ausgewertet und bewertet. Die zweite Verhandlungsrunde, die Ende Juni durchgeführt wurde, konzentrierte sich im Wesentlichen auf die Vertrags- und Preisgestaltung.

Nach Abschluss des Verhandlungsverfahrens stand die Firma ISB AG aus Karlsruhe als der wirtschaftlichste Anbieter fest, dem am 24.08.2012 formell der Auftrag erteilt wurde.

Die Wirtschaftlichkeit bestimmte sich nach der in der Bewertung der Leistung und des Angebotspreises erzielten Punktzahl. Ein wesentliches Ziel bei der Auswahl des Programms war das Bestreben, an den Schulen eine hohe Akzeptanz zu erreichen. Dehalb wurde die Leistung – und damit die Qualität der Software – erheblich höher bewertet als der Preis.

25.02.2020

Für die Schulen

  • Schulverwaltung und Schulstatistik erfordern nicht mehr getrennte Arbeitsgänge und Datenerfassungen, d.h. keine Mehrfachabfragen.
  • Die Schulstatistik ist kein zusätzlicher Arbeitsaufwand mehr, sondern entsteht quasi als "Abfallprodukt" der Schulverwaltungsprozesse.
  • Lehrkräfte können sich ihren originären Aufgaben widmen, Sekretariate werden entlastet, da
    • keine mehrfache Dateneingabe erforderlich ist,
    • zentraler Support zur Verfügung steht und mögliche Fehler, einmal erkannt, schnell für alle behoben werden können.
    • Kooperationen benachbarter Schulen möglich sind.

Für die Schulträger

  • Deutliche finanzielle Entlastung, da die Anschaffungskosten für die Schulverwaltungssoftware entfallen und die jährlichen Kosten für Updates geringer sind als bei Einsatz von Programmen unterschiedlicher Anbieter.

Für das Land

  • Die jährliche Schulstatistik ist zuverlässiger und mit weniger Aufwand bei allen Beteiligten (Schulen, Schulaufsicht, StaLa, etc.) verbunden.
  • Konsistenz der Datenbestände.
  • Verbesserte Datenqualität.
  • Lehrkräfte können sich ihren originären Aufgaben (Unterricht) widmen.
  • Verbessertes Steuerungswissen für bildungspolitische Entscheidungen durch Umsetzung des Kerndatensatzes.

24.02.2020

edoo.sys RLP ist eine IT-Anwendung, die Schulverwaltungsprozesse unterstützt. Dazu werden Daten eingegeben, verändert und gelöscht. Diese in edoo.sys RLP verwalteten Daten werden in einem Datenbanksystem gespeichert.

Die drei Teile der IT-Anwendung sind:

  • Anwendungsbedienung,
  • Anwendungsprogramm und
  • Datenbank

Sie bilden eine Architektur, die man als Client-Server-Architektur bezeichnet. In diesem Client-Server-Modell bilden die Datenbank und das Anwendungsprogramm den Server. Die Anwendungsbedienung erstellt als Client Aufträge bzw. Anfragen an das Anwendungsprogramm und die Datenbank.

Bei der Installation werden alle drei Teile dieser Anwendungsarchitektur nacheinander und in folgender Reihenfolge installiert: Datenbank und Anwendungsprogramm als Server und die Anwendungsbedienung als Client.

Dabei muss die Installation die unterschiedlichen Infrastruktur-Voraussetzungen der Schulen und Schulträger berücksichtigen.


1. Installation auf nur einem einzelnen Gerät

An vielen (meist kleineren) Schulen gibt es sogenannte stand-alone-Lösungen, bei denen die anfallenden Arbeiten auf einem einzelnen Gerät stattfinden. Hier werden Server und Client auf einem einzelnen Rechner installiert.

Denn Server und Client sind eigentlich Rollenbezeichnungen, die keine verschiedenen Hardwarestandorte benötigen.Server und Client werden in zwei Schritten auf einem Rechner installiert. Neben den beiden Hauptkomponenten Datenbank und Anwendung werden im Hintergrund noch bestimmte Dienste eingerichtet, die für die Kommunikation zwischen der Anwendung und der Datenbank sorgen.

Für den stand-alone-Betrieb reicht ein aktueller handelsüblicher Personal-Computer.

1.1 Minimale Hardwareanforderungen

Prozessor DualCore CPU (Intel oder AMD), mind. 2,6 GHz
RAM 4 GB
Festplattenspeicher 100 GB
Bildschirmauflösung 1.024 x 768
Internetverbindung XXXXXXXXX

2. Schulinternes Verwaltungsnetz

Große Schulen verfügen häufig über mehrere Rechner in der Verwaltung und einem einzelnen Rechner, der als Server dient (Schulserver). Er steht über ein lokales Netz zur Verfügung.Auf diesem Schulserver wird die Serverkomponente installiert und die Clientkomponente auf jedem der Einzelgeräte als sogenannter Smart-Client.

Dazu gehört aus das Szenario, bei denen einer der Rechner im lokalen Netzwerk als Schulserver dient und dennoch als normaler Arbeitsplatzcomputer benutzt wird. Allerdings sind auch Thin-Client-Lösungen (Terminal Server) möglich, bei der die komplette Anwendung und die Datenbank auf dem zentralen Server liegen.

Als Client-PC kann ein aktueller handelsüblicher Personal Computer verwendet werden.

2.1 Minimale Hardwareanforderungen

Die minimal erforderliche Hardwareausstattung des edoo.sys Servers ist direkt abhängog von der Anzahl der erwarteten edoo.sys Clients, welche mit dem wedoo.sys Server verbunden sind. Es wird davon ausgegangen, dass der edoo.sys Server als dedizierter Server betrieben wird.

Mindestausstattung Server-Hardware
Prozessor Intel oder AMD, mind. 1 GHz
RAM 2 GB (DDR2 oder neuer)
Festplattenspeicher 100 GB
Bildschirmauflösung 1.024 x 768
Netzwerk 100 MBit/s
Empfohlene Ausstattung Server-Hardware (bis 10 gleichzeitige Benutzer)
Prozessor DualCore CPU (Intel oder AMD), mind. 2,6 GHz
RAM 2 GB (DDR2 oder neuer)
Festplattenspeicher Min. 200 GB freier Speicher, RAID 5 (extern/intern), SCSI3 oder SATA
Bildschirmauflösung 1.280 x 1.024
Netzwerk 100 MBit/s
Empfohlene Ausstattung Server-Hardware (bis 30 gleichzeitige Benutzer)
Prozessor 2x DualCore CPU (Intel oder AMD), mind. 2,6 GHz
RAM 4 GB (DDR2 oder neuer)
Festplattenspeicher Min. 200 GB freier Speicher, RAID 5 (extern/intern), SCSI3 oder SATA
Bildschirmauflösung 1.280 x 1.024
Netzwerk 100 MBit/s

 

Die Latenz bei der Netzwerkübertragung zwischen den edoo.sys Clients und dem jeweiligen edoo.sys Server sollte 30 ms nicht übersteigen. Andernfalls kann es zu Performance-Einschränkungen im Betrieb kommen.


3. Schulverwaltungsnetz mit mehreren Schulen

Darüber hinaus gibt es auch Anwendungen, die vom Schulträger oder einem beauftragten Dienstleister betreut werden. Hier steht der Server beim Schulträger und mehrere Schulen sind dort als "Mandanten" angeschlossen.

Die Anwendung erlaubt diese mandantenfähige Installation, da die Datenhoheit bei der Schule liegt und von der "Nachbarschule" nicht eingesehen werden kann. Die Installation sieht genauso aus, wie bei den zuvor beschriebenen Modellen. Es wird eine Server-Komponente installiert und je Gerät der Client.

Auch hier sind Thin-Client-Lösungen (Terminal Server) möglich. Ob die Installationen auf den Client-Geräten als Softwareverteilung zentral geschieht oder als Vor-Ort-Installation durchgeführt wird hängt von der Vorgehensweise des Schulträgers ab.


4. Allgemeine technische Voraussetzungen

4.1 Betriebssysteme

Die edoo.sys Software ist für die folgenden Betriebsysteme freigegeben:

  • Microsoft Windows Server 2008 R2
  • Microsoft Windows Server 2012
  • Microsoft Windows 7 und 10
  • Suse Linux Enterprise Server (SLES) 11 und 12

4.2 Datenbanksystem

  • PostgreSQL ab Version 9.4

4.3 Internetverbindung

  • Mindestens 1 MBit/s für die Anbindung an die edoo.sys-Server-Zentrale über das https-Protokoll

 

24.02.2020

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18.02.2020

Derzeit gibt es in Rheinland-Pfalz ca.1.600 öffentliche allgemeinbildende Schulen. Diese Zahl setzte sich aus rund 900 Grundschulen, 600 weiterführenden Schulen sowie rund 100 berufsbildenden Schulen zusammen. Darin enthalten sind auch mehr als 100 allgemeinbildende und berufliche Schulen in freier Trägerschaft. Etwa 1.000 dieser Schulen lieferten die jährliche Statistik über eine Schulverwaltungssoftware.

Dabei kamen mehr als 25 verschiedene kommerzielle und „selbst entwickelte“ Schulverwaltungsprogramme zum Einsatz. Die Folgen waren eine mangelhafte Datenqualität, regelmäßige Verzögerungen bei der Datenerhebung und hohe Wartungs- und Pflegekosten.

Die zunehmende Bedeutung von Bildungsforschung und Bildungsmonitoring sowie von Leistungsvergleichen auf nationaler und internationaler Ebene hat in den letzten Jahren zu einem deutlichen Anstieg des Bedarfs an steuerungsrelevanten statistischen Daten im Bereich der Schulstatistik geführt.

Rheinland-Pfalz nimmt bezüglich des Umfangs, der Detailtiefe und der Qualität schulstatistischer Daten im Ländervergleich bereits jetzt einen der vorderen Plätze ein und verfügt bereits seit vielen Jahren über die von der Kultusministerkonferenz (KMK) geforderten Individualdaten. In vielen anderen Ländern muss der Umstieg von Summendaten auf Individualdaten erst noch vollzogen werden muss.

Zur vollständigen Umsetzung des Kerndatensatzes der KMK ist es für Rheinland-Pfalz allerdings erforderlich, so genannte "schülerbezogene Unterrichtseinheiten" (UE) erstmalig zu erheben, d.h. Unterrichtseinheiten (i.d.R. Fächer) mit den zugehörigen Schülerinnen und Schülern sowie den unterrichtenden Lehrkräften zu verknüpfen. Selbstverständlich ist, dass hierbei die strengen Vorgaben des Datenschutzes strikt eingehalten werden.

Dies erfordert eine umfassende Neukonzeption der Datenabfrage des Statistischen Landesamtes, der Schnittstellen für die Datenübermittlung und des gesamten Datenbankmodells beim Statistischen Landesamt.

Der neue Kerndatensatz ist zielführend nur mit einer landeseinheitlichen Schulverwaltungssoftware umzusetzen.

Das Bildungsministerium Rheinland-Pfalz wurde deshalb am 30. Juni 2009 vom rheinland-pfälzischen Ministerrat damit beauftragt, ein zentrales, landeseinheitliches Schulverwaltungsprogramm einzuführen und in diesem Zusammenhang den gesamten Prozess der Datenerhebung, Datenaufbereitung und Qualitätssicherung zu optimieren.

Zur Beschaffung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms wurde von der Projektgruppe im November 2011 ein europaweites Vergabeverfahren durchgeführt, aus dem die Firma ISB Software und Lösungen AG aus Karlsruhe als der wirtschaftlichste Anbieter hervorging und der am 24.08.2012 formell der Auftrag erteilt wurde.

Das so beschaffte Schulverwaltungsprogramm (edoo.sys RLP) wird allen rheinland-pfälzischen Schulen kostenlos zur Verfügung gestellt. Dessen Nutzung wird mit Inkrafttreten der derzeit in Anhörung befindlichen Neuerung des rheinland-pfälzischen Schulgesetzes für alle öffentlichen Schulen verpflichtend.

Im Herbst 2017 hat die Projektgruppe mit der Einführung von edoo.sys RLP und der Schulung der Nutzerinnen und Nutzer begonnen.

Weitere Informationen

Projekthintergrund
Die Anfänge des Projekts "Landeseinhetliche Schulverwaltungssoftware" gehen zurück bis ins Jahr 2009.

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Vorteile einer zentralen, landeseinheitlichen Schulverwaltungssoftware
Eine landeseinheitliche Software hat viele Vorteile: für die Schulen, die Schulträger und für das Land.

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Marktstudie und Ausschreibung
Der Entscheidung für den Erwerb und die Anpassung von edoo.sys als das rheinland-pfälzische Schulverwaltungsprogramm gingen eine umfassende Marktstudie und ein europaweites Vergabeverfahren voraus.

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